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Programas de Gestión: Tipos y Criterios de selección

Publicado el 02/09/2015 por admin , última actualización el 05/08/2021
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Existen multitud de programas de gestión en el mercado. Cuando empezamos a plantearnos introducir un programa o cambiar el actual en nuestra empresa, miles de preguntas asaltan nuestra cabeza: ¿qué ha de tener? Por lo menos debo poder gestionar los productos y servicios que comercializo, llevar un control de la tesorería, tener un TPV en el punto de venta, etc. ¿cómo elegirlo? Espero tener un comercial o persona responsable de prestarme ayuda y poder ver gratis el programa ¿quiero pagar o lo quiero gratis? Para gestionar, llevar un control mínimo y la información que necesito llevar, a lo mejor hay alguno gratis que me sirva en mi empresa ¿me vale uno genérico para mi negocio o necesito uno especializado en mi sector? Al fin y al cabo, todas las empresas tienen que manejar productos, tener un control de la tesorería (cobros y pagos), realizar la facturación; en definitiva, gestionar la información de las empresas.

Para decantarnos por la mejor opción, el punto de partida es saber qué tipos de programas de gestión existen, diferenciarlos, preseleccionarlos, probarlos y, por último, contratar aquel que más y mejor se adapte a nuestras necesidades y preferencias.

Programas de gestión: tipos y criterios de selección

Tipos de programas de gestión: a medida o paquetizado; generalista o verticalizado

Los programas de gestión a medida, se desarrollan en exclusiva para una empresa y puede ser una solución óptima para asegurarse de que responderá exactamente a las necesidades que tenemos. El gran inconveniente es la financiación. Resulta muy caro, lento y la responsabilidad de saber que en un futuro siempre dependerás de ti mismo y tus recursos económicos para hacerlo crecer más, y, seguramente, de un único proveedor.

Por ello, la mayoría de las PYMES optan por instalar programas de gestión paquetizados, es decir, un software de gestión empresarial que ya existe y lo adapta a sus necesidades.

Dentro de los programas de gestión paquetizados podemos recurrir a uno generalista o a uno verticalizado.

Los programas de gestión generalistas son programas desarrollados de forma que sean adaptables para todas las empresas, independientemente de cual sea su actividad empresarial: el proceso de adaptación para cada usuario en particular se denomina parametrización.

Por el contrario, los programas de gestión verticalizados están específicamente dirigidos a un sector y su principal ventaja es que han sido desarrollados para satisfacer las necesidades de los usuarios de ese sector específico, por parte de consultores y programadores especializados en ese área de actividad. Incluyen aplicaciones específicas como pueden ser la gestión de muebles, seguros médicos, centros veterinarios, etc…, además de todas las funcionalidades habituales que un programa de gestión empresarial generalista también posee (almacén, compras, pagos, ventas, etc).

Este tipo de soluciones especializadas suelen resultar más recomendables porque facilitan y acortan el proceso de adaptación del software de gestión a las necesidades de la empresa.

Tipos de programas de gestión: Software tradicional o SaaS

En cuanto a la tecnología utilizada para el desarrollo del programa de gestión, nos encontramos con software tradicional o SaaS (Software as a Service = Software como servicio).

Un software tradicional, también llamado de escritorio, son aquellas aplicaciones que requieren una descargase instalan en cada uno de nuestros equipos desde los que queramos tener acceso. Suponen la compra inicial de un producto y la contratación posterior de servicios (mantenimiento, soporte y ayuda, actualizaciones).

Un SaaS, comúnmente llamado software en la nube, son aplicaciones que se desarrollan e instalan en servidores. No necesitan ninguna descarga, sólo un acceso y un usuario para empezar a trabajar. Los datos y la lógica de negocio quedan centralizados en el propio servidor, la nube, y los usuarios podrán acceder a ellos por medio de sus propios navegadores WEB. Suponen la contratación de un servicio que lo incluye todo (uso del programa, almacenamiento de datos, soporte, actualizaciones, mantenimiento, etc). Aunque todavía la nube genera desconfianza y hay mucha gente que no conoce este concepto, prácticamente todos los utilizamos a diario. Si usas Facebook, Twitter o Gmail estás usando un SaaS

Sólo mencionar que también existen otras modalidades de Cloud Computing (programación en la nube) además de SaaS. En el siguiente enlace podéis ver otras modalidades IaaS y PaaS.

En la siguiente tabla se recogen las diferencias entre SaaS y software tradicional.

Programas de gestión: software tradicional vs SaaS

Tipos de programas de gestión: criterios de selección

Una vez que tienes claro qué tipo de programa quieres implantar en tu negocio, el siguiente punto es evaluar las opciones que te da el mercado. A continuación tienes un listado de algunos criterios que deberías tener en cuenta en este proceso de evaluación:

  1. Económicos

¿Cuánto vale? ¿Qué incluye? ¿Tiene un tiempo mínimo de permanencia? Si es una versión gratuita ¿Qué opciones incluye? ¿Qué cuesta ampliar esas opciones cuando mi negocio lo requiera?

  1. Adaptación a la normativa vigente

En los tiempos actuales las normativas cambian constantemente y de un día para otro, por ello es importante tener en cuenta la rapidez con la que los distintos programas pueden adaptarse a los cambios (fiscalidad, facturación, protección de datos, etc).

  1. Evolución del software

Para tener una muestra bastante fiable de lo “vivo” que se encuentra el software hay que analizar la periodicidad de las versiones, si ver éstas suelen ser correcciones o nuevas prestaciones, el número de éstas, etc. Si son nuevas prestaciones, si están incluidas en la cuota que ya se paga o si, por el contrario, implica un desembolso extra para disponer de las mismas.

  1. Migración de datos

Si ya contamos con un programa, es necesario trasladar parte de la información del sistema anterior al actual. Esto podrá hacerse de forma manual o mediante la asistencia del propio proveedor. Éste deberá además asesorarnos sobre la conveniencia o no de la migración en función de la compatibilidad de los datos.

  1. Seguridad de la información

Tanto a nivel externo como a nivel interno. Un buen sistema de configuración de menús, niveles de acceso por usuarios y roles de usuario aportarán un plus de seguridad adicional a las empresas.

  1. Canales de soporte y tiempo de respuesta

Sobretodo en la fase de implantación del programa indudablemente vas a necesitar resolver dudas y problemas que puedan surgir. ¿Qué canales de soporte te ofrecen? ¿Están incluidos en el precio? ¿Qué tiempo de respuesta te aseguran? Si decido ver una demo gratis, ¿tendré algún comercial que me preste soporte?

  1. Funcionalidades

Prácticamente todos los programas de gestión incluyen funcionalidades básicas (compras, pagos, ventas, cobros, almacén, facturación, control de precios, TPV) pero habrá funcionalidades más propias de tu sector que puede que estén incluidas o no. Haz una lista con dichas funcionalidades y asegúrate de que están incluidas en el sistema.

Tipos de programas de gestión: ARK Gestión Veterinaria

Y ARK, ¿dónde encaja? ARK es un programa de gestión vertical orientado al sector veterinario. Es un software en la nube, SaaS. El uso de esta tecnología nos permite seguir desarrollando nuevas funcionalidades, mejorando las existentes y ponerlas a disposición de nuestros clientes de manera inmediata y sin ningún esfuerzo por su parte.

Y tú, ¿qué tipo de programa de gestión usas en tu negocio?

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